Access , İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi ile çalışan bir veri tabanı oluşturma programıdır. İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi sisteminde bir veri tabanı dosyasında birden fazla tablo oluşturulabilir ve bu tablolar arasında birbirleriyle ilişki kurulabilir. Kurulan ilişkiler sayesinde farklı tablolardaki veriler sanki aynı tablodaymış gibi kullanılabilir.
Microsoft Access bir İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi uygulamasıdır. Bir veri tabanını oluşturmak ve kullanmak Access ile diğer veri tabanı uygulamalarına göre çok daha kolaydır. Bunun nedeni Access’in , Windows ortamının Grafiksel Kullanıcı Arabiriminin sağladığı avantajların tümünden yararlanma imkanı vermesidir. Grafiksel Kullanıcı Arabirimi , karmaşık komut dizilerini öğrenmeyi gerektirmeden , ekran üzerindeki nesneler ve simgeler yardımıyla , fare desteğinden de yararlanarak kullanıcının çalışmasına olanak verir. Örneğin , geleneksel veri tabanı uygulamalarında iki tablo arasında bağlantı kurmak için oldukça karmaşık komut dizileri yazmak gerekirken , Access’te bu iş basit bir fare hareketiyle gerçekleştirilebilir.
Microsoft Access ile kullanıcının kolaylıkla yapabileceği bazı işlemler şunlardır ;
· Birbiriyle bağlantılı yada bağlantısız çok sayıda tablo ve/veya veri tabanı yaratılabilir.
· Veri tabanlarını güncel tutabilmek için gereken işlemler , istenildiğinde kullanıcı tarafından tasarlanabilen formlar vasıtasıyla yapılabilir.
· Değişik yöntemlerle istenilen verilere ulaşılabilir ve çıktılar ekran yada yazıcıya yönlendirilebilir.
· Değişik biçim ve boyutlarda rapor ve etiket basımı gerçekleştirilebilir.
· Veri tabanında bulunan sayısal veriler üzerinde matematiksel hesaplamalar yaptırılabilir ve sonuçlar istenildiğinde raporlanabilir veya veri tabanında saklanabilir.
· Verilerin grafikler yardımıyla analizi yapılabilir ve raporlanabilir.
· Kayıtlar üzerinde filtreleme ve sorgulama işlemleri yapılarak istenilen kayıtların görüntülenmesi ve işleme konulması sağlanabilir.
· Excel , Word , Paradox , Dbase vb tabloları Access’te kullanılabilir yada Access tabloları bu uygulamalarda kullanmak üzere kaydedilebilir.
Yukarıda sıralanan tüm bu özellikler , Microsoft Access’in esnek yapısının sonucudur. Örneğin oluşturulan ve hatta bilgi girilen bir tablonun yapısı üzerinde tekrar değişiklik yapılmak oldukça kolay bir şekilde gerçekleştirilebilir. Oysa ki geleneksel veri tabanı sistemlerinde böyle bir düzenleme oldukça zahmetli ve karmaşık bir çalışma gerektirir.
Günümüzde programcılıkta popüler hale gelen görsel dillerin hepsi kullanıcının gerçekleştirdiği işlemleri Olay olarak tanımlar ve programın akışı gerçekleşen bu olaylar bazında kontrol altına alınabilir. Kullanıcının gerçekleştirdiği her işlem-olay program tarafından kontrol edilir. Bu program tekniğine Olay Merkezli Programlama adı verilir. Access Olay Merkezli Programlamayı Visual Basic temelli Access Basic dili ile de desteklemektedir.
İlişkisel Veri tabanı Yönetim Sistemi programları diğer uygulamalardan pek çok yönden ayrılırlar. İlişkisel Veri tabanı Yönetim Sistemi programları , verilerin uygun ortamlarda , uygun formlar kullanılarak girilmesini ve görüntülenmesini , veriler üzerine sorgulamalar yapılarak istenilen raporların alınmasını sağlarlar. Hazırlanış şekillerine göre de kullanıcılı sistemleride desteklerler. Kelime İşlem programları döküman hazırlama , Tablolama programları ise elektronik tablolama işlerini yapmamıza yardımcı olurlar. Access’i bu gibi programlardan ayıran önemli bir farkı da kaydetme işlemleri ile ilgilidir. Access de kaydetme işlemi yalnızca tablo , form,rapor vb. veri tabanı nesnelerinin dizaynını saklamaya yönelik bir işlemdir. Tablolara kayıt eklenmesi , güncellenmesi , silinmesi gibi işlemlerde kaydetme olayı Access tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Oysa ki Excel , Word vb. programlarda kullanıcı yeni bir dosya yarattığında ve/veya güncellediğinde kaydetme işlemini kendisi gerçekleştirmelidir.
